Прежде чем ответить на этот вопрос, давайте разберёмся, на какую именно работу ИИ посягает.
Вы весь день что-то делаете. Отвечаете на сообщения, ищете информацию, пишете, редактируете, согласовываете, исправляете, снова отвечаете на сообщения. К вечеру сил нет, а в списке дел ещё полно пунктов.
Кажется, что нужно научиться работать быстрее. Или найти нейросеть, которая возьмёт на себя половину обязанностей.
Но прежде чем раздавать задания помощникам, неплохо бы выяснить, из чего вообще состоит ваша работа.
Не та, которая записана в должностной инструкции или красиво выглядит в портфолио. А настоящая. Со всеми «сейчас быстренько отвечу», «надо ещё поправить» и «куда я сохранила этот файл?».
В этом эпизоде мы проведём инвентаризацию вашей работы, посмотрим, какие занятия забирают не только время, но и силы, найдём кандидатов на делегирование и попросим нейросеть предложить способы оптимизации и забрать у нас то, что нам не нравится делать.
Содержание
Начнём с небольшого эксперимента.
Вам понадобятся стикеры, ручка и место, где можно раскладывать карточки. Подойдёт стол, стена, доска. Можно использовать Miro, FigJam, VK board или другую цифровую доску, если вам так удобнее.
Ваша задача — записать всё, что вы делаете в течение рабочего дня.
Именно всё, а не восемь самых важных дел.
Попробуйте хотя бы один день фиксировать действия по мере их выполнения. Не нужно записывать каждое нажатие клавиши. Но всякий раз, когда вы переходите к другому виду работы, берите стикер и пишите, что сейчас вы будете делать.
Обязательно пишите глагол действия. Например:
Повторяющиеся действия тоже фиксируйте. Если за день вы пять раз возвращались к рабочему чату, это важная информация. Можно сделать пять стикеров или один с пометкой о количестве повторений.
По возможности отмечайте на стикерах, сколько времени заняло действие. Не нужно запускать секундомер для каждой мелочи: на этом этапе достаточно приблизительной оценки.
Эти записи пригодятся позже, когда мы будем выяснять, действительно ли работа с ИИ экономит время.
К концу дня у вас появится довольно пёстрая коллекция стикеров. Возможно, гораздо более объёмная, чем вы ожидали.
За привычной формулировкой «подготовила рассылку» прячется несколько разных работ.
Вы могли выбрать тему, найти материалы, написать текст, подобрать иллюстрацию, собрать письмо в сервисе, проверить ссылки, отправить тестовую версию и запустить рассылку. Это всё разные задачи и действия.
Это называется декомпозицией: мы разделяем большую задачу на отдельные действия, у каждого из которых есть понятный результат.
Разница принципиальная. Нельзя толком решить, кому поручить «делать рассылку», пока не понимаешь, что именно входит в эту работу.
Зато можно отдельно рассмотреть подбор иллюстраций, проверку ссылок, вёрстку письма и написание авторского текста.
И выяснить, что некоторые операции давно пора выполнять иначе.
Просмотрите стикеры. Там, где написано слишком крупное дело, разложите на отдельные действия. Воспользуйтесь сервисом goblin.tools, иногда он дарит новые эмоции, декомпозируя задачи, которые мы обычно считаем неделимыми.
Не обязательно добиваться идеальной детализации. Главное, чтобы по каждой карточке было понятно, что именно вы делаете и когда действие закончено.
Количество задач ещё ничего не говорит о том, насколько тяжёлым оказался день.
Представьте себя в друх ситуациях.
Два часа придумывать концепцию нового проекта. Вы устали, вокруг много черновиков, открыта тысяча вкладок в браузере. Вы нашли неожиданное решение, которое связывает несколько разрозненных идей в связанный проект. Новая идея вас драйвит, вы чувствуете азарт и желание действовать.
Вы двадцать минут ищете финальную версию презентации. В папке лежат файлы «финал», «финал2», «финал_точно», «финал_после_правок» и «ЭТОТ_ОТПРАВЛЯТЬ». В последнем не хватает трёх слайдов. Через двадцать минут выясняется, что заказчик уже получил презентацию. От другого сотрудника.
Дело не только во времени.
Одни занятия дают энергию, другие отнимают. Одни помогают развиваться, другие заставляют чувствовать, что вы бесконечно топчетесь на месте. Некоторые задачи вы выполняете легко, но терпеть их не можете.
Давайте посмотрим на собранные стикеры с этой стороны.
Возьмите большой лист бумаги и проведите на нём горизонтальную линию. На концах линии напишите две противоположные характеристики работы. Например, слева — «приносит удовольствие», справа — «вызывает раздражение».
Возьмите стикеры, на которых вы записали свои рабочие действия, и разложите их вдоль линии. Чем больше удовольствия приносит задача, тем ближе к левому краю разместите стикер. Чем сильнее она раздражает, тем ближе к правому. Если задача не вызывает особых эмоций, её место примерно посередине. Все стикеры должны попасть на шкалу.
Когда разложите все стикеры, сфотографируйте лист, чтобы сохранить результат. Затем возьмите новый лист, проведите следующую шкалу и снова разложите те же стикеры, но уже по другим характеристикам.
Всего таких шкал будет семь. В результате вы получите семь разных картин своей загрузки, которые сможете сравнить между собой.
Если работаете на цифровой доске, вместо фотографий сохраняйте копии каждой раскладки.
Как это может выглядеть?
Стикеры можно двигать. Зажмите стикер мышкой или пальцем и перетащите на шкалу ближе к левому или правому краю. С клавиатуры: выберите стикер клавишей Tab и двигайте стрелками. Раскладка нигде не сохраняется, это только пример.
Разложив карточки по всем семи шкалам, сравните фотографии.
Какие задачи попали одновременно в несколько неприятных для вас зон?
Например, вы не любите делать субтитры, тратите на них много времени, не приобретаете новых навыков и с радостью передали бы эту работу кому-то другому.
Или обнаруживаете более сложную комбинацию: вам очень нравится оформлять презентации, но эта работа забирает целые дни и мешает заниматься тем, что действительно приносит доход.
Возможно, вы увидите, что быстро выполняете десятки мелких поручений. Каждое кажется незначительным, но вместе они разрывают рабочий день на кусочки.
Иногда достаточно передать ИИ одну повторяющуюся операцию, чтобы день стал заметно спокойнее. А иногда выясняется, что работу вообще не нужно делать в прежнем виде.
Теперь у вас есть не просто коллекция стикеров, а довольно подробная картина собственной работы.
Попробуйте принять решения о задачах, которые особенно выделились на семи шкалах.
Необязательно менять всё подряд. Но полезно разделить такие задачи на пять групп.
Оставить себе. Это работа, которую вы хотите и должны выполнять самостоятельно. Например, она требует вашего профессионального суждения, приносит удовольствие или помогает развивать важный навык.
Изменить способ выполнения. Задача нужна, но существующий процесс слишком долгий, неудобный или утомительный. Возможно, её можно упростить, объединить с другими действиями, выполнять по шаблону или с помощью ИИ.
Сократить. Задача занимает слишком много времени относительно своей пользы. Возможно, её достаточно выполнять реже, уменьшить объём или отказаться от необязательных этапов.
Передать. Работа необходима, но выполнять её лично необязательно. Можно поручить операцию коллеге, подрядчику, программе или нейросети, сохранив за собой контроль результата.
Перестать делать. Иногда самое эффективное решение — отказаться от действия, которое больше не имеет смысла. Разумеется, если это в пределах ваших полномочий.
Не пытайтесь сразу разложить по этим группам все стикеры. Начните с задач, которые особенно сильно выделились при сравнении шкал.
И обратите внимание: одна и та же задача может потребовать нескольких решений. Например, вы можете сократить количество отчётов, автоматизировать сбор данных, а анализ результатов оставить себе.
Выберите из своих стикеров хотя бы по одному примеру для каждой группы, если такие задачи нашлись.
Рядом с каждой карточкой запишите:
Если для какой-то группы подходящих задач нет, придумывать их не нужно.
Вернитесь к своей коллекции стикеров и решениям, которые вы приняли после семи шкал. Теперь посмотрим, какие изменения действительно стоит попробовать.
Для начала обратите внимание на повторяющиеся и типовые задачи — действия, которые вы выполняете регулярно и примерно одинаковым способом. Часто именно здесь проще всего найти возможность сэкономить время.
Но не ограничивайтесь только ими. Возможно, эмоционально тяжёлая задача возникает раз в месяц, зато отнимает столько сил, что её тоже стоит пересмотреть. Или редкая, но очень трудоёмкая работа давно требует другого подхода.
Например:
Это хорошие кандидаты на оптимизацию, потому что у них часто есть узнаваемый порядок действий и понятный результат.
Но не спешите объявлять всё это работой для нейросети.
Возможно, какую-то задачу проще решить обычным шаблоном. Другую — перестать выполнять. Третью — поручить коллеге. Четвёртую действительно стоит передать ИИ.
А пятую вы пока делаете вручную именно потому, что хотите научиться делать её лучше.
Для каждой коротко отметьте:
Не обязательно искать самые тяжёлые задачи. Начать эксперимент иногда проще с небольшой операции, которую вы выполняете каждый день.
Не все семь задач обязательно передавать ИИ. Возможно, для одной лучше сделать шаблон, другую выполнять реже, третью поручить человеку, а четвёртую оставить себе, но изменить порядок работы.
Теперь у вас есть то, чего обычно не хватает при разговоре с ИИ об организации работы: конкретные сведения о вашей деятельности.
Не абстрактное «я занимаюсь контентом, помоги мне стать продуктивнее», а список операций, наблюдения о повторяемости и времени, ваши собственные предпочтения. Их уже можно обсуждать.
Сейчас нейросеть выступает не в роли автора текстов, а в роли консультанта по рабочим процессам. Её задача — предложить варианты оптимизации. Ваша — оценить, что из предложенного действительно подходит.
Скопируйте этот запрос в нейросеть, которой обычно пользуетесь, и добавьте результаты своего упражнения.
Нейросеть не знает всего о вашей работе. Даже если вы очень подробно всё описали.
Она может предложить передать редактуру текстов ИИ, не зная, что именно на редактуре вы сейчас учитесь. Или посоветовать автоматизировать переписку с клиентами, хотя личное общение — существенная часть вашей услуги.
Поэтому пройдитесь по рекомендациям и задайте себе несколько вопросов.
Если нейросеть предложила что-то неожиданное, не отвергайте идею только потому, что вы раньше так не работали. Попросите объяснить, как именно это можно реализовать.
Но и не соглашайтесь на оптимизацию, которая превращает пятиминутную задачу в час настройки автоматизации.
Пока достаточно определить, что именно вы собираетесь изменить. Дальше мы разберёмся, как поручить работу другому исполнителю и проследить её выполнение.
Допустим, вы решили попробовать поручить нейросети подготовку черновиков однотипных писем.
Можно написать: «Подготовь письмо клиенту».
Скорее всего, вы получите письмо. Возможно, вполне грамотное. Но подойдёт ли оно вашему клиенту и вашей ситуации — отдельный вопрос.
Та же проблема возникает, когда мы поручаем работу живому человеку.
Представьте, что вы говорите новому сотруднику: «Сделай нормальную презентацию». А потом сердитесь, что он выбрал не те примеры, не тот объём и вообще понял «нормальную» совершенно иначе.
Независимо от исполнителя нужно определить:
Описание
Расшифруй запись интервью и предложи пять ярких цитат.
Что должно получиться. Расшифровка записи и пять предложенных цитат с метками времени.
Что у тебя есть. Аудиозапись интервью и список имён и терминов.
Чего нельзя. Придумывать реплики, исправлять смысл сказанного, выдавать пересказ за дословную цитату или передавать материалы третьим лицам без разрешения.
Как я пойму, что всё готово. Расшифровка охватывает всю запись. Неразборчивые фрагменты помечены, а не додуманы. Для пяти выбранных цитат указаны временные метки. Имена и специальные термины проверены. Окончательную сверку цитат с аудиозаписью выполняю я.
Кто решает. Я. Я выберу, какие цитаты публиковать, и согласую их с героем.
Подзадачи
Возьмём подготовку интервью.
В ней есть несколько разных видов работы: изучить героя, собрать опубликованные материалы, выбрать тему разговора, подготовить вопросы, договориться о встрече, провести интервью, расшифровать запись, выделить интересные фрагменты, написать и проверить текст.
Нейросеть может помочь на нескольких этапах. Например, систематизировать доступные материалы, предложить вопросы или расшифровать запись.
Но проведение живого разговора, уточнение неожиданного ответа, выбор того, что действительно заслуживает публикации, требуют отдельных человеческих решений.
Именно поэтому мы начинали с декомпозиции: не обязательно передавать целую задачу одному исполнителю.
Иногда эффективнее разделить её на части и подобрать для каждой подходящий способ выполнения.
Вы выбрали операцию, которую хотите выполнять иначе. Возможно, решили поручить часть работы нейросети, коллеге или специальной программе.
Но передать работу — ещё не значит закончить её.
Допустим, вы поручили нейросети расшифровать интервью. Она подготовила текст. Теперь нужно проверить имена, сверить цитаты с записью, исправить ошибки и выбрать фрагменты для публикации.
Где сейчас находится задача? Она уже выполнена или только ожидает вашей проверки? Кто должен сделать следующий шаг?
А если таких задач одновременно десять?
Когда работа распределена между несколькими исполнителями, особенно важно видеть не только список поручений, но и движение каждой задачи к результату.
Для этого пригодится канбан-доска.
Представьте доску с четырьмя колонками:
Пример доски. Двигайте карточки кнопками со стрелками. Здесь ничего не сохраняется. Расшифровка, которую подготовила нейросеть, сначала попадает в «На проверке», а не сразу в «Готово». Если проверка обнаружит ошибки, карточку можно вернуть в работу.
Каждая задача записана на отдельной карточке.
Когда вы начинаете работу, карточка переходит в следующую колонку. Когда результат готов к проверке — ещё дальше. После проверки оказывается в «Готово».
Если обнаружились ошибки, карточка может вернуться в работу.
Колонки не обязательно должны называться именно так. Например, для производства видео могут понадобиться «Сценарий», «Съёмка», «Монтаж», «Согласование», «Опубликовано».
Важно, чтобы они отражали реальные этапы вашего процесса.
Обычный список отвечает преимущественно на вопрос: «Что мне нужно сделать?»
Доска помогает увидеть ещё и другое:
Допустим, у вас в колонке «В работе» пятнадцать карточек, а в «Готово» за неделю перешли только две.
Возможно, вы постоянно переключаетесь между задачами, но редко доводите их до конца.
Или видите, что в «На проверке» накопилось десять материалов. Значит, проблема может быть не в скорости авторов, а в том, как организовано согласование.
Доска показывает не только вашу занятость, но и заторы в рабочем процессе.
Канбан и Scrum часто упоминают вместе, потому что оба подхода помогают организовывать командную работу. Но это не одно и то же.
Канбан делает видимым поток задач и помогает управлять незавершённой работой.
Scrum предлагает работать короткими циклами — спринтами. Команда выбирает цель на определённый период, договаривается о наборе задач, регулярно сверяется и в конце обсуждает результат и способы улучшения работы.
Доска может использоваться и в Scrum, но сама по себе не превращает процесс в Scrum.
Для начала вам не нужно внедрять целую методологию. Достаточно понять принцип визуального управления процессами.
Возьмите стикеры из аудита рабочего дня.
Выберите текущие задачи, которые имеют конкретный результат и могут переходить между этапами выполнения. Здесь есть важное отличие от упражнения в начале эпизода.
При аудите вы фиксировали действия. На канбан-доске вы отслеживаете задачи до завершения.
Например, «ответила на сообщение» — запись о выполненном действии. А «Согласовать программу вебинара» — задача, которая может находиться в работе, ожидать ответа или быть завершена.
Например, если вы решили изменить способ расшифровки интервью, создайте карточку с ожидаемым результатом, исполнителем и критериями проверки. Проследите её путь от планирования до завершения.
Обратите внимание не только на то, сколько времени занимает выполнение, но и на ожидание, согласование, проверку и исправление ошибок.
Разместите выбранные задачи по колонкам. Посмотрите, сколько одновременно находится в работе.
Не забывайте, что скорость отдельной операции и скорость всего рабочего процесса — разные вещи.
Нейросеть может подготовить черновик за минуту, но если вы потратили час на его исправление, а затем три дня ждали согласования, процесс не обязательно стал эффективнее.
Канбан помогает увидеть, где именно возникает задержка.
Если вы работаете с другими людьми или используете нейросети, на карточке можно отмечать исполнителя. Тогда сразу видно, что вы делаете сами, что передали другому человеку, что поручили ИИ и где ожидаете результат.
Канбан-доска не выполнит задачи за вас. Зато поможет перестать держать всю систему в памяти.
Посмотрите на результаты всех упражнений.
У вас теперь есть три разных взгляда на собственную работу.
Инвентаризация показывает, на что вы тратите время и силы.
Декомпозиция и делегирование помогают изменить способ выполнения отдельных операций, выбрать исполнителя и объяснить ему задачу.
Канбан-доска показывает, как задачи движутся от замысла к завершению и где возникают задержки.
Эти инструменты можно использовать вместе.
Например, вы обнаружили, что каждую неделю тратите несколько часов на подготовку однотипных отчётов. Нейросеть помогла предложить более простой порядок: собирать данные по шаблону, автоматически формировать черновик, а вам оставлять проверку выводов.
На канбан-доске отчёт при этом по-прежнему проходит понятные этапы: запланирован, готовится, проверяется, завершён.
Вы изменили способ выполнения работы, но не потеряли контроль над результатом. Именно в этом смысл оптимизации: не просто делать больше за то же время, а осознанно решать, на что вообще стоит тратить собственные усилия.
Вы нашли несколько способов изменить свою работу. Но пока это предположения.
Нейросеть может убедительно объяснить, что новый порядок сэкономит вам два часа в неделю. Узнать, права ли она, можно только на практике.
Попробуйте выполнить реальную задачу новым способом и сравните результат с привычным. Для начала достаточно трёх показателей:
1. Время. Сколько времени заняла работа целиком, включая подготовку, настройку, проверку и исправления?
2. Качество. Сколько ошибок, переделок или дополнительных проверок потребовалось? Соответствует ли результат вашим требованиям?
3. Затраты сил. Насколько утомительным оказался процесс? Оцените субъективную нагрузку по шкале от 1 до 5, где 1 — почти не потребовалось усилий, а 5 — очень утомительная работа.
| Показатель | Как было | Как стало |
|---|---|---|
| Время на всю работу | 45 минут | 25 минут |
| Ошибки, требующие исправления | 2 | 3 |
| Субъективная нагрузка, 1–5 | 4 | 2 |
Цифры приведены для примера.
После эксперимента выберите один из четырёх вариантов:
Отказ от неудачной автоматизации — тоже полезный результат эксперимента.
Вы не обязаны внедрять ИИ во все задачи, для которых технически возможно его использовать.
Соберите результаты работы в одну карточку.
Карточка нигде не сохраняется: скопируйте шаблон и заполните его в заметках, документе или переписке с ИИ.
Необязательно завершать эксперимент прямо во время чтения. Если подходящей задачи сегодня нет, подготовьте карточку и вернитесь к ней, когда задача возникнет.
В этом эпизоде вы собрали несколько инструментов для работы. Сохраните:
Не нужно внедрять все изменения одновременно.
Начните с одного эксперимента. Посмотрите, что изменилось. И только после этого решайте, какое действие стоит пересмотреть следующим.
Не существует одного ответа для всех профессий и всех людей. Но теперь вы можете задать гораздо более полезный вопрос: из каких операций состоит моя работа и какие из них действительно нужно выполнять лично?
Одни операции можно автоматизировать. Другие — упростить, сократить или делегировать. Третьи стоит сохранить за собой: именно в них могут заключаться ваша квалификация, профессиональный интерес и ценность вашей работы.
Нейросеть способна выполнять отдельные операции, но сама по себе не определяет, какие из них стоит передавать, как проверять результат и ради чего вообще менять рабочий процесс.
Поэтому начинать разгрузку работы нужно не с выбора нейросети, а с понимания собственной работы.